أسسُ التصنيفِ :

التصنيفُ على أساسِ الموضوعِ

يعتبرُ التصنيفُ على أساسِ الموضوعِ الطريقةَ الأساسيةَ للتصنيفِ، إذ أنَّ كلَّ وثيقةٍ لا بدَّ أن يكونَ لها موضوعٌ، ويمكنُ تعريفُ الموضوعِ ببساطةٍ بأنه «لفظٌ أو عبارةٌ تطلقُ على مفهومٍ مُعينٍ اتفقَ عليه اجتماعيًّا أو علميًّا»، وذلك كالتدريبِ، والتنظيمِ، والزراعةِ، والتخطيطِ، والصحةِ، والعلاقاتِ العامّةِ. ومن المعروفِ أن كلَّ لفظٍ (أو عبارةٍ) يكونُ له معنًى لغويًّا، كما قد يكونُ له معنًى اصطلاحيًّا، ويتمُّ التصنيفُ الموضوعيُّ عادةً بتحديدِ موضوعٍ معينٍ، ثم تقسيمه إلى موضوعاتٍ فرعيةٍ، وذلك مثل: الشئونُ القانونيةُ: كالقضايا والتحقيقاتِ والعقودِ. الشئونُ الماليةُ: كالميزانيةِ والحساباتِ والمشترياتِ والمخازنِ. وبطبيعةِ الحالِ فإن هذه الطريقةَ تستخدمُ لتقسيمِ الوثائقِ أو الموادِ إلى مجموعاتٍ ذاتِ تشابهٍ موضوعيٍّ. وهناك ملاحظةٌ تجدرُ الإشارةُ إليها، وهي أن بعضَ الألفاظِ قد تستخدمُ لأكثر من موضوعٍ، فلفظُ تعييناتٍ يستخدمُ في المنظماتِ الحكوميةِ على أنها عملية وضعِ موظفٍ جديدٍ في الهيكلِ الوظيفيِّ، أما في المنظماتِ العسكريةِ فإنها تطلقُ على أساسِ عمليةِ توفيرِ الطعامِ للأفرادِ العسكريين.




التصنيفُ على أساسِ النوعِ

تستخدمُ هذه الطريقةُ في تصنيفِ الوثائقِ أو الموادِ لأنواعٍ محددةٍ، ويمكنُ تعريفُ النوعِ ببساطةٍ بأنه: «لفظٌ أو عبارةٌ تطلقُ على مجموعةِ أفرادٍ لهم صفات مشتركة».



التصنيفُ على أساسِ الاسمِ
إنَّ كلَّ وثيقةٍ لا بد أن يكونَ لها موضوعٌ، ولكن في بعضِ الأحيانِ قد يكونُ الموضوعُ متعلقًا باسمٍ معينٍ، ويكونُ للاسمِ أهميةً خاصةً تتطلبُ تجميعَ الوثائقِ المتعلقةِ بالاسمِ سويًّا دونَ النظرِ إلى موضوعاتِها، وأبسطُ مثالٍ لذلك هو ملفُّ الموظفِ في الحكومةِ أو الشركاتِ، فإن كلَّ وثيقةٍ في هذا الملفِّ لها موضوعٌ، فإحداها تتعلقُ بتعيينِ الموظفِ وثانيةٌ تتعلقُ بترقيتِهِ، وثالثةٌ تتعلقُ بعلاجِهِ.. وهكذا، ولكن نظرًا لأنَّ المختصين في المنظمةِ يهمّهم تجميعَ وثائق كلِّ موظفٍ سويًّا؛ لأنَّ ذلك يعطيهم صورةً كاملةً عن حالةِ الموظفِ، فإننا نجدُ أن التصنيفَ على أساسِ الاسمِ يكونُ أكثر فاعليةً، بل ويكونُ ضروريًّا أحيانًا. ويمكنُ تعريفُ الاسمِ ببساطةٍ بأنه لفظٌ أو عبارةٌ تطلقُ على فردٍ واحدٍ له ذاتية محددة.




التصنيفُ على أساسِ المكانِ الجغرافِيِّ

يعتبرُ التصنيفُ على أساسِ المكانِ الجغرافِيِّ شكلاً من أشكالِ التصنيفِ على أساسِ الاسمِ، ولكن بسببِ تميزِهِ فإننا جعلناهُ أساسًا مستقلاًّ، والمكانُ الجغرافِيُّ هو أيضًا لفظٌ أو عبارةٌ تطلقُ على مكانٍ على الكرةِ الأرضيةِ، ومن المعروفِ أن العالمَ مقسمٌ جغرافيًّا بالكامل وأن كلَّ مكانٍ له اسمٌ محددٌ، ومن أمثلة ذلك: أسماء القارات (إفريقيا، آسيا، أوروبا.. إلخ). أسماء الدول. أسماءُ تقسيماتِ الدولِ، فمصرُ مثلاً مقسمةٌ إلى محافظاتٍ، وكلُّ محافظةٍ مقسمةٌ إلى مراكزَ أو أقسامٍ.. وهكذا. وكما سبقَ أن أوضحنا فإن كلَّ وثيقةٍ يكونُ لها موضوعٌ، ولكن يحدثُ أحيانًا أن يكونَ الموضوعُ متعلقًا بمكانٍ جغرافِيٍّ، ويكونُ هذا المكانُ موضوعَ اهتمامِ العملِ بواسطةِ المختصين في المنظمةِ والذين يهمّهم أن تتجمعَ وثائقُ المكانِ الجغرافي المعين سويًّا.




التصنيفُ على أساسِ التسلسلِ التاريخيِّ

التسلسلُ التاريخيُّ كما هو معروفٌ عبارةٌ عن الأيامِ والشهورِ والسنواتِ، ويتمُّ بترتيبِ الوثائقِ طبقًا للتسلسلِ التاريخيِّ، وذلك كالتقاريرِ الدوريةِ وصورِ المراسلاتِ الصادرةِ ومحاضرِ الاجتماعاتِ والنشراتِ الدوريةِ. ويلاحظُ أن العيبَ الرئيسيَّ للتسلسلِ التاريخيِّ هو أن البحثَ فيه يتطلبُ بصفةٍ مستمرةٍ أن يكونَ الباحثُ على علمٍ مُسبقٍ بتاريخِ الوثيقةِ التي يبحثُ عنها، وإلا فإنه سيضطرُّ إلى البحثِ في سلسلةٍ طويلةٍ من التواريخِ للوصولِ إلى الوثيقةِ المطلوبةِ.




التصنيفُ على أساسِ فتراتٍ زمنيةٍ محددةٍ

تتطلبُ حاجةُ العملِ أحيانًا تجميعَ وثائقِ فترةٍ زمنيةٍ محددةٍ سويًّا، وذلك كالسنةِ الماليةِ، فالمعروفُ أن الأعمالَ الماليةَ في المنظماتِ الحكوميةِ تعتمدُ من الناحيةِ الماليةِ على السنةِ الماليةِ، وهي تبدأُ من أولِ يوليو وتنتهي في آخرِ يونيو من السنةِ التاليةِ أيْ أنها سنة ميلادية متداخلة، ويوجدُ الكثيرُ من العملياتِ الماليةِ التي يتمُّ تجميعُ وثائقِها حسبَ السنةِ الماليةِ. وبجانبِ السنةِ الماليةِ توجدُ السنةُ التشريعيةُ التي يتمُّ تسجيلُ التشريعاتِ على أساسِها، وهي تبدأُ من أولِ يناير وتنتهي في آخرِ ديسمبر وهي سنةٌ ميلاديةٌ، ويلاحظُ أنه بالنسبةِ للتشريعاتِ كالقوانين والقراراتِ الجمهوريةِ فإنها تصنفُ أولاً على أساسِ التسلسلِ الزمني طبقًا لتواريخِ صدورِ التشريعاتِ، ثم ترتبُ في سنواتٍ بحيثُ تبدأُ كلُّ سنةٍ برقمٍ مسلسلٍ جديدٍ من (1). وقد تكونُ سنةً هجريةً كما هو الحالُ في المملكةِ العربيةِ السعوديةِ، حيثُ تكونُ السنةُ الماليةُ هناك سنةً هجريةً تبدأُ من محرم وتنتهي في آخرِ ذي الحجة.




التصنيفُ على أساسِ الشكلِ الخارجِيِّ للمادةِ المصنفةِ

إننا باستخدامِ التصنيفِ على أساسِ الشكلِ الخارجِيِّ للمادةِ نهتمُّ بشكلِها بصرفِ النظرِ عن مضمونِها الموضوعِيّ، وذلكَ نتيجةَ متطلباتِ العملِ، ومن أمثلة ذلك:
1- تصنيفُ الموادِ على أساسِ شكلِها الماديِّ، من ناحيةِ أنها عبارةٌ عن خرائطَ أو صورٍ فوتوغرافيةٍ أو قصاصاتٍ صحفيةٍ، ويعني ذلك أننا بصرفِ النظرِ عن موضوعِ المادةِ، نصنفها على أساسِ شكلِها المادي؛ لأن ذلك يكونُ مطلوبًا للعملِ، ولكن هذا لا يمنعُ من تصنيفِ هذه المادةِ في مرحلةٍ تاليةٍ.
2- تصنيفُ مجموعةِ أفرادٍ على أساسِ صفاتٍ شكليةٍ كطولِ القامةِ أو الوزنِ.
3- قد يكونُ لدينا وثائق لها حجمٌ كبيرٌ كالكتالوجاتِ والمواصفاتِ الفنيةِ؛ مما يقتضي تدبيرَ معداتِ حفظٍ تناسبها، وحفظِها مستقلةً.




التصنيفُ على أساسِ شكلِ موضوعِ المادةِ

ويعني ذلك أنَّ الوثيقةَ يكونُ لها موضوعٌ ولكننا نتيجةً لاحتياجاتِ العملِ بصرفِ النظرِ عن موضوعِ المادةِ نصنفها على أساسِ الشكلِ الذي صيغَ فيه موضوعُها، وذلك كالتقاريرِ والدرساتِ والفواتيرِ والقراراتِ وما شابهَ ذلك، ولكن هذا لا يمنعُ من إعادةِ تصنيفِها في مرحلةٍ تاليةٍ.




أهميةُ الترقيمِ

يهدفُ التصنيفُ إلى وضعِ أساسٍ لترتيبِ مجموعةٍ من الموادِ، ولا يمكنُ أن يصلَ التصنيفُ إلى هدفِهِ دونَ استخدامِ طريقةٍ من طرقِ الترقيمِ، والترقيمُ الذي نعنيه ليس الترقيمَ المسلسلَ، لكنه الترقيمُ المتعددُ الذي يعطِي التقسيمَ رقمًا ثُمَّ يعطِي كلَّ فرعٍ رقمًا جديدًا وهكذا، وتتضحُ أهميةُ الترقيمِ فيما يلي:

1- يعطِي الترقيمُ خطةَ التصنيفِ أو فهرسَ الملفاتِ شكلاً ثابتًا.
2- يعطي كلَّ فرعٍ من فروعِ التصنيفِ أو الفهرسِ رقمًا يميزهُ.
3- يمكنُ استخدامُ خطةِ التصنيفِ كأرقامٍ لترتيبِ الموادِ المصنفةِ بحيثُ يتحددُ مكانُ كلِّ مادةٍ؛ فيسهلُ ترتيبُها واسترجاعُها.
4- ينتجُ عن استخدامِ هذه الأرقامِ في ترتيبِ الموادِ أن تتجمعَ الموادُ المتشابهةُ سويًّا طبقًا لترتيبِ خطةِ التصنيفِ (أو الفهرسِ). ويتكوّنُ الرقمُ عادةً إما من أعدادٍ أو حروفٍ، والدافعُ الأساسيُّ لاستخدامِ أكثر من شكلٍ في الترقيمِ هو إعطاءُ المفهرسين الفرصةَ لاستخدامِ أكثر من شكلٍ في حالةِ وجودِ أكثر من فهرسٍ في المنظمةِ، حتى يتيحَ ذلك إيجادَ اختلافٍ في الأرقامِ؛ مما يساعدُ على تمييزِها وعدمِ الخلطِ بينها وكذلك يتيحُ لهم اختيارَ شكلِ الترقيمِ الذي يرونهُ مناسبًا طبقًا لمزايا وعيوبِ كلِّ شكلٍ.




الترقيمُ باستخدامِ الأعدادِ المسلسلةِ

إن أبسطَ طريقةٍ للترقيمِ هي استخدامُ الأعدادِ المسلسلةِ؛ ويعني ذلك إعطاء الملفاتِ أو المواد أرقامًا مسلسلةً ترتبُ بها، وقد تنشأُ قائمةٌ لهذه الأرقامِ ومدلولاتِها، وكانت هذه الطريقةُ متبعةً في المكتباتِ، إذ تُعطَى الكتبُ أرقامًا مسلسلةً ثم تسجلُ في سجلٍ، وذلك يجعلُ الباحثَ عن كتابٍ مُعيّنٍ يضطرُّ إلى مراجعةِ الكتبِ للوصولِ إلى الكتابِ المطلوبِ، كذلك فإنه ما يزالُ في كثيرٍ من الإداراتِ الحكوميةِ وفي الشركاتِ ترقمُ الملفاتُ بأرقامٍ مسلسلةٍ، وعيبُ هذه الطريقةِ أنها تصرفُ النظرَ عن التصنيفِ الذي يعتبرُ الوسيلةَ الوحيدةَ لتسهيلِ عملياتِ البحثِ عن المادةِ. ومع ذلك فإنه يمكنُ القولُ إنه في الأحوالِ التي يرى فيها أن استخدامَ التصنيفِ لا يقدّمُ أيةَ فائدةٍ للباحثين كأسماءِ العملاءِ في أحدِ البنوكِ مثلاً، أو أسماءِ المؤمّنِ عليهم في إحدى شركاتِ التأمينِ فإنه يمكنُ استخدامُ الترقيمِ المسلسلِ، وفي هذه الحالةِ يمكنُ الاستعانةُ بكشافٍ أبجديٍّ لتسهيلِ عمليةِ الوصولِ إلى اسمِ العميلِ أو المؤمّنِ عليهِ.