الزيارات المفاجئة ودور السكرتير في التعامل معها بحرفية

لقاءاتٌ مفاجئةٌ للرئيسِ أوِ المديرِ :

زائرٌ بغيرِ ميعادٍ سابقٍ


يقومُ السكرتيرُ بالاستفسارِ منه عن سببِ الزيارةِ، فإذا كان أمرًا عاجلاً لا يحتملُ التأخيرَ قامَ بعرضِ الموضوعِ على رئيسِهِ فإذا وافقَ سمحَ له بالدخولِ، أما إذا لم يتسمْ سببُ الزيارةِ بصفةِ الاستعجالِ يمكنُ إفهامُهُ بلباقةٍ أنَّ المديرَ مرتبطٌ بمواعيدَ من قبلُ وأنه لا مانعَ من أن يقومَ السكرتيرُ بتحديدِ موعدٍ له يناسبَهُ، وقد يطلبُ منه كتابةً مذكرةً عن سببِ الزيارةِ.


زائرٌ صديقٌ أو قريبٌ للمدير


نظرًا لما تتسمُ به علاقةُ المديرِ بهذا النوعِ من الزوارِ بروابطَ اجتماعيةٍ قويةٍ كان من الواجبِ على السكرتيرِ أن يلتزمَ في التصرفِ معهم حسبَ ما قد اتفقَ مع رئيسِهِ من قبلُ من حيثُ السماح لهم بالمقابلةِ؛ لأنَّ أيَّ خطأٍ في معاملتِهِم قد يتسببُ عنه مشاكلُ لا داعي لها. ومن ثَم يجبُ أن تتميزَ تصرفاتُ السكرتيرِ معهم بمنتهَى الحكمةِ والسياسةِ.


زائرٌ غيرُ مرغوبٍ فيه

قد لا يرغبُ المديرُ في مقابلةِ بعضِ الزوارِ لأسبابٍ عديدةٍ منها: عدمُ رغبةِ المديرِ في إتمامِ المقابلةِ؛ لعدمِ حصولِهِ على ميعادٍ من ذي قبلُ، وازدحامِ مفكرتِهِ بارتباطاتٍ عديدةٍ، أو لعدمِ اختصاصِ الرئيسِ بمقابلةِ هذا الزائرِ. وبديهيٌّ فإنَّ معالجةَ السكرتيرِ لكلِّ موقفٍ يختلفُ باختلافِ ظروفِ كلِّ حالةٍ، ولكن على السكرتيرِ أن يقدّمَ للزائرِ غيرِ المرغوبِ فيه تعليلاً مقنعًا ومهذبًا، وفي كلِّ هذه المواقفِ تظهرُ لباقةُ السكرتيرِ وحسنُ تصرفِهِ.


زائرٌ منَ العاملينَ


إنَّ الغرضَ من محادثةِ هؤلاءِ العاملين لمقابلةِ المديرِ قد يكونُ لأسبابٍ تتعلقُ بالعملِ؛ ومن ثم فإذا تحققَ السكرتيرُ من أنَّ السببَ منَ الزيارةِ هو أحدُ الأمورِ التي تتعلقُ بالعملِ، وحرصًا على سرعةِ مقابلتِهِم للرئيسِ حتى لا ينجمُ عن تأخيرِ إتمامِ المقابلةِ خسائرُ للمنشأةِ فإنَّهُ يُخطرُ مديرَهُ بالموقفِ في الحينِ. ولكن إذا كان الراغبُ في الزيارةِ من العاملين الذين يعلونَ المديرَ في المركزِ أو يساوونَهُ؛ فعندئذٍ يعملُ السكرتيرُ على إتمامِ المقابلةِ فورًا حتى ولو كانتْ دونَ ميعادٍ سابقٍ.


الصحفيون


لا يختلف الصحفيون عن الزوارِ الآخرين فيما عدا أنَّ السكرتيرَ يجبُ أن يكونَ حذرًا في التخاطبِ معهم، فلا يصرحُ بشيءٍ للنشرِ قبلَ عرضِهِ على رئيسِهِ ويأخذُ الموافقةَ عليهِ إذ يدفعُ السبقُ الصحفي بعضَ الصحفيين إلى التسرعِ في إفشاءِ أخبارٍ لم يحنْ بعدُ وقتُ إذاعتِهَا؛ مِما قد يضرُّ بالمصلحةِ العامةِ بالطبعِ.


إنهاءُ الزياراتِ التي طالتْ عمّا هو محددٌ لها

قد تطولُ الزيارةُ لأحدِ ضيوفِ المديرِ عما هو مقررٌ لها إما لنسيانِ المديرِ المواعيد الأخرى، وإما لتمادي الزائرِ في مناقشاتٍ لا طائلَ منها؛ مما قد ينتجُ عنه تضاربٌ في المواعيدِ الأخرى، وهنا لا بُدّ أن يتدخلَ السكرتيرُ لإنهاءِ هذه الزيارةِ التي طالتْ مدتُها، وطبيعيٌّ أن معالجةَ كُلِّ حالةٍ تختلفُ حسبَ ظروفِ كلِّ زائرٍ، ولكن في كلِّ الحالاتِ يجبُ محاولةُ عدمِ إحراجِ الزائرِ وإظهارِ حسنِ نيةِ السكرتيرِ ويكونُ إنهاءُ الزيارةِ عن طريقِ مَا يلي:
1- الاتصالُ بمديرِهِ عن طريقِ الهاتفِ الفرعِيِّ وإخطارُهُ بانتهاءِ وقتِ الزيارةِ.
2- إدخالُ ورقةٍ إلى المديرِ (أو نموذجٍ مُعدٍّ لذلك) دونَ إبداءِ أيةِ إشارةٍ.
3- إخبارُ المديرِ أن هناك زائرًا آخرَ قد حانَ موعدُ زيارتِهِ ويستفسرُ منه عمّا إذا كانَ على استعدادٍ لمقابلتِهِ خشيةَ ألاّ يقبل الانتظارَ.
4- تلبيةُ نداءِ رئيسِهِ بطريقةٍ متفقٍ عليها كأن يدقَّ له الجرسَ مرتيْن ليتدخلَ لإنهاءِ المقابلةِ.


قطعُ الاجتماعاتِ

وذلكَ متى؟ وكيف؟ فإنّه منَ الضروري أن تدورَ الاجتماعاتُ في جوٍّ هادئٍ لا يقاطعهُ أحدٌ حتى تتوافرَ للأعضاءِ الظروفُ المناسبةُ للبحثِ والمناقشةِ، ولكن قد تضطرُّ الظروفُ السكرتيرَ إلى محاولةِ قطعِ هذه المناقشاتِ ليبلغَ مديرَ الاجتماعِ أو أحدَ الأعضاءِ رسالةٍ هامةٍ، ويمكنُ تلخيصُ الأحوالِ التي تقطعُ فيها الاجتماعاتُ فيما يلي:
1- إذَا كانتْ هناك شخصية أعلى مرتبة من مدير الاجتماعِ ويرغبُ في محادثتهِ
2- وجودُ قراراتٍ هامةٍ وتتسمُ بصفةِ الاستعجالِ ويرغبُ السكرتيرُ في أخذِ توقيعٍ عليها من مديرِهِ.
3- إبلاغُ رسالةٍ هامةٍ إلى أحدِ الأعضاءِ. وفي مثلِ هذه الأحوالِ يقومُ السكرتيرُ باغتنامِ أيةِ فرصةٍ يهدأُ فيها الاجتماعُ كفرصةِ تناولِ المشروباتِ وما سواها من هدوءٍ؛ ليقدمَ القراراتِ التي يرغبُ في اعتمادِها من مديرِهِ أو إبلاغ أيةِ رسالةٍ لأحدِ الأعضاءِ.