دور السكرتير

ادوار ومسؤليات: السكرتير

تقديم:
ان دور السكرتير هو الاقل وضوحا من بين وظائف مجلس الامناء، لكن لهذا الدور تأثير معتبر. السكرتير هو الشخص الذي يعمل على التأكد من جريان عمل اللجنة بشكل سلس: وذلك من خلال اعداد محاضر الجلسات بشكل دقيق وتنظيم الاجتماعات وتقديم مناهج العمل واوراق اللجنة، والتعامل مع المراسلات. انه دور تعاوني يتطلب ويقتضي ذكاء حاد ولمسات غاية بالدقة والتنظيم.
وهذا المقال يعد دليلا اوليا للسكرتارية، وأنه يتضمن اهم مفاصل المسؤولية التي يتحملها السكرتير. وتجدر الاشارة هنا إلى اننا أوردنا أدوار ومسؤوليات الرئيس والمنسق والأمناء، لذى يمكنكم الاطلاع عليها في هذا الموقع.


1 ـ سكرتير اللجنة وسكرتير الشركة

من المهم جدا ان يكون الامر واضحا لمعرفة أي نوع من السكرتارية لديك.

سكرتير اللجنة:
وظيفة سكرتير اللجنة هي تسهيل اعمال مجلس الامناء، من خلال تنظيم الاجتماعات، تقديم محاضر الاجتماعات وتوزيع الأوراق. في بعض المبرات فإن هذا يتم من خلال أمين منتخب. اذا لم ينص النظام الداخلي على وجوب ان يكون السكرتير من الامناء، فيمكن أن يقوم بالدور المنسق او أي احد من الموظفين. وكالعادة، من المهم على كل احد، سواء كان من الامناء او الموظفين، ان تتضح له حجم وحدود مسؤولياته.

سكرتير الشركة
بعض المبرات تعمل وفق اطار رسمي مختلف كأن تكون شركات مساهمة محدودة بالضمان. وقانونا يجب أن يكون لمثل هذه الشركات سكرتير يكون من واجبه الاحتفاظ بسجل اسماء وتفاصيل الاعضاء وكشوفات بالحسابات السنوية وتقديمها لمسجل الشركات. بالطبع فإن بوسع احد الأمناء او الموظفين أن يشغل دور السكرتير.

2ـ تنظيم الاجتماعات

متى يتم الاجتماع؟
ان سكرتير اللجنة بحاجة لأن يكون مطلعا على النظام الداخلي، والذي عادة ما يبين كيفية عقد الاجتماعات، وكيف يجب أن يتم اخبار الاعضاء. ويوجد بالاضافة الى ذلك بعض المتطلبات القانونية: مثلا، تواريخ او ايام الاجتماعات لا ينبغي ان تحدد حتى يمكن التأكد من أن شخصا معينا سوف لن يفوته حضور الاجتماع. واذا لم يتم الالتزام بقواعد الاجتماعات فان الاجتماع حينئذ لا تكون له قيمة او صلاحية، وعلى ضوء ذلك فإن قراراته لا تكون ذات قيمة ما لم يعاد اقرارها في اجتماع آخر له قيمة اعتبارية.
ان النظام الداخلي، عادة ما ينص على كمية الاجتماعات التي ينبغي على هيئة الامناء اقامتها سنويا. احيانا تقرر الهيئة ان تلتقي لعدة مرات ( مثلا، في حالة اذا ما كانت هناك مشكلات مالية). وعلى اية حال، فليس بامكانهم ان يقرروا عقد اجتماعات اقل مما هو مقرر في النظام الداخلي. وكسكرتير، ربما تجد ان من الضروري جدا أن يكون لديك جدول يبين تواريخ الاجتماعات مسبقا.
بعض المجالس تعين تواريخ اجتماعات محددة للسنة بشكل مسبق. وهذا يساعد جدا خصوصا اذا كان الامناء مشغولون ومن الصعب تجميع الاشخاص مع بعضهم في مدة قصيرة.

اشعار الاجتماعات
كل شخص يسمح له بحضور الاجتماعات يجب أن يستلم اشعارا بموعد الاجتماع الذي سيعقد. والنظام الداخلي يبين طبعا كيف يجب ان تصل الاشعارات؛ مثلا، عبر البريد او من خلال البريد الالكتروني. كما يمكن أن يبين ايضا المدة التي يجب أن يصل بها الاشعار بالاجتماعات.مثلا يتعين، على بعض الشركات، أن تعطي اشعارا مسبقا بالاجتماعات العادية مدته اربعة عشر يوما، وحوالي 21 يوما للاجتماعات العمومية السنوية. وفيما يلي بعض الخطوط العريضة لأي مبرة او جمعية.
الاشعار يجب أن يعطي:
ـ التاريخ، زمان ومكان الاجتماع.
ـ تفاصيل الموضوعات التي ستتم مناقشتها(جدول الاعمال).

اغلب المنظمات تقدم اشعار الاجتماع بارسال جدول اعمال الجلسات. والتجربة تؤكد على ضرورة أن يتم ارفاق بعض الاوراق التي تشرح ما الذي ستناقشه الاجتماعات، حتى يكون بمقدورهم التقرير اذا ما كان عليهم الحضور، ومناقشة جدول الاعمال مسبقا.
وفيما يلي نعرض نموذجا لبعض برامج الاجتماعات:

" الاجتماع القادم للهيئة الادارية سيقام يوم الجمعة 28 ابريل في تمام الساعة الرابعة عصرا، وسيكون في المكتب الفلاني.

جدول الاعمال

1 ـ الحضور والغياب ( الترحيبات والاعتذارات).
2 ـ محضر الاجتماع السابق( موزع مسبقا).
3 ـ القضايا المطروحة في المحاضر.
4 ــ تقرير المنسق( مرفق).
5 ـ التقرير المالي ( مرفق).
6 ـ تمويل مشروع الشباب( الاوراق مرفقة) من اجل الموافقة على استراتيجية التمويل.
7 ـ اسبوع النشاط المزمع اقامته. لتحديد قرارالمشاركة من عدمه.
8 ـ تاريخ موعد الاجتماع القادم يوم الجمعة 30 ـ حزيران ـ السنة . في تمام الساعة الثانية عصرا.
9 ـ موضوعات اخرى ( ان وجدت).

الملاحظات على جدول الاعمال
ـ بعض المبرات تحدد الأوقات التي تتوقع فيها مناقشة كل موضوع، وذلك لمساعدة المجلس الاطلاع على كافة فقرات جدول الاجتماع وضمن المدة المقررة له.
ـ من المهم عمليا القول ما ذا يتوقع من المجلس عمله: مثلا، اتخاذ قرار، او مناقشة مبدئية، او استلام تقرير.

من الطبيعي على السكرتير، الرئيس والمنسق مناقشة محتويات جدول الاعمال مسبقا. وربما هناك موضوعات متروكة من الاجتماع السابق، او التقارير الاعتيادية، او قضايا مستجدة. وسيكون على هؤلاء الثلاثة مناقشة ذلك مسبقا. ويمكنهم ايضا التخطيط مع بعضهم البعض ليتأكدوا من أن جدول الاعمال لا يأخذ وقتا اكثر من الوقت المتوفر للاجتماع.

أين ستعقد الاجتماعات
على الامناء اتخاذ قرارات مهمة في اجتماعاتهم، والمكان يساعدهم كثيرا اذا ما كان في اجواء مريحة.
ـ ينبغي أن توجد كراسي مريحة لأي شخص يريد الحضور( ليس مكان على زاوية طاولة) كما يجب ان تتوفر مناضد بحيث يمكن ان يضعوا عليها اوراقهم.
ـ ينبغي لكل شخص أن يكون باستطاعته رؤية الرئيس والآخرين. وهذا يعني أنه لا يجوز الجلوس بصفوف متتالية.
ـ المكان يجب ان يكون سهلا وملائما لحضور الجميع بما في ذلك المقعدين او اصحاب الاحتياجات الخاصة.
ـ المكان يجب الا يكون حارا او باردا جدا او بدون تهوية.

واذا لم يكن لديكم مكان ملائم في المكتب، عليكم حينئذ التفكير باستئجار او استعارة مكان آخر من جهة اخرى مثلا.

3 ـ تنظيم الاجتماعات العمومية السنوية
المبرات التي تعمل كشركات مساهمة ينبغي ان يكون لديها اجتماعات عامة سنوية خلال ثمانية عشر شهرا من التأسيس ولفترات لا تتجاوز خمسة عشر شهرا بعد ذلك.
ان تنظيم الاجتماعات السنوية للامانة العامة يعد الجزء الاكثر عمومية من عمل او دور سكرتير اللجنة. اعضاء المبرات، المستفيدون من الخدمة، الممولون واشخاص آخرون من مبرات شقيقة يمكنهم الحضور. الامناء وموظفو المبرة يطمحون جميعا في أن تقدم المبرة انطباعا جيدا، مع اجراءات سهلة ومعلومات واصلة للجميع. ومن المهم، على الخصوص، أن تجري الاجتماعات السنوية للأمانة العامة وفقا للقواعد المدونة في النظام الداخلي والقانون.

التخطيط المسبق
من المفيد جدا للسكرتير ان يخطط لوضع منهاج زمني لكل الامور والاشياء التي ينبغي عملها قبل الاجتماع السنوي العمومي: تقديم الحسابات مدققة ومطبوعة، دعوة المرشحين لشغر المناصب كأمناء، ارسال اشعار الحضور للاجتماعات، وما شابه ذلك.

مهام الاجتماعات العمومية السنوية.
توجد بعض الفقرات التي ينبغي ان تكون مدرجة على جدول الاجتماعات العمومية. وقد ادرجنا نموذجا لجدول اعمال فيما يلي. الملاحظات التالية تحيلكم الى فقرات الاعمال الاساسية.

المحاضر
الاجتماع السنوي العمومي يقر محاضر الاجتماع العمومي السنوي السابق.

التقرير والحسابات
توجد هناك بعض المتطلبات القانونية لكيفية تقديم الحسابات السنوية وفقا لحجم المبرة ووضعها القانوني. الحسابات يجب ان تدقق من قبل شخص او جهة مستقلة، يمكنها تأييد صحتها ودقتها. والحسابات المدققة هذه يجب ان تتوفر، وترسل مسبقا قبل الاجتماع.

الرئيس عموما يسرد النشاطات الرئيسة للعام الماضي نيابة عن الأمناء.

المدققون
يقدم المجلس وصاياه للاعضاء فيما يتعلق بمن هم المدققون للسنة القادمة، ومن ثم يتم التصويت على ذلك. وهذا يتم حتى لو كان نفس المدققين قد تمت التوصية عليهم في السنة الماضية. والاجتماع السنوي يخول الامناء الجدد اتخاذ القرار حول كم سيدفع للمدققين.

تعيين الأمناء
النظام الداخلي يذكر كم هي مدة الخدمة التي يقضيها الأمناء في المجلس. وهذا عادة ما يعني ان هناك منصب او منصبين شاغرين ينبغي ملأهما سنويا.

طريقة اجراءات الانتخابات تكون عادة في النظام الداخلي او في قواعد اجراء الاجتماعات. انه من المفيد عمليا أن يلقي المرشحون كلمة يشرحوا فيها ما يمكنهم تقديمه للمبرة. وهذه يمكن أن يتم خطيا وموزعا او من خلال حضور الاجتماع.
كسكرتير يجب عليك ان تعرف بالضبط عن كيفية اجراء الانتخابات بموجب ما ينص عليه النظام الداخلي. وليكن بعلمك انه ربما يشعر الحضور بحماس شديد حول الانتخابات وربما ينتقدون طريقة اجراءها. اذا كنت تعرف ان هذا امر محتمل الحدوث فعليك وعلى الرئيس الاطلاع الجيد على الانظمة والقواعد والتزامكم بها.


القرارات
هذه هي فرصة الاعضاء للتأثير على اتجاه المبرة. بعض اجتماعات الامانة العامة لبعض المنظمات تخرج بقرارات كثيرة، وبعضها لا يخرج بشيء. النظام الداخلي يقرر كيف يقدم الاعضاء القرارات. بعض الأمناء قد يشعرون بحالة دفاعية حول القرارات التي اتخذوها. وربما تحصل بعض الأزمات، لكن ذلك يعد من ضروريات العملية الديمقراطية.

فيما يلي نموذج جدول اعمال الاجتماعات العمومية السنوية لبعض المبرات العاملة في مجال معين:
اسم المبرة: ..................
جدول اعمال
1 ـ محضر جلسة السنة الماضية( 7 ـ ايلول ـ 2005 ).
2 ـ الامور والقضايا المرفوعة من المحاضر.
3 ـ التقرير والحسابات
ليتم الاستلام واعتبار الحسابات للسنة الضريبية المنتهية، وتقرير امناء المبرة واستلام المدققين والمصادقة على حسابات السنة الماضية المنتهية في31 ـ آذارـ 2006.
4 ـ مدققو الحسابات.
تحديد الشركة المعينة لمدقق رسمي خاص بالمبرة.
5 ـ اجور المدققين.
اعطاء الصلاحية لامناء المبرة كي يقرروا مستوى اجور المدققين.
6 ـ تعيين امناء المبرة
الترشيحات المطلوبة لمنصب امين الصندوق، ولثلاثة أمناء. كل الترشيحات يجب أن يتم تسلمها خلال المدة المعينة ( 1 ـ آب ـ 2006 ). تفاصيل كيفية الترشيح متوفرة لدى السكرتير.
7 ـ القرارات
القرارات المقترحة يجب ان ترسل الى السكرتير في الساعة 5.00 عصر يوم 16 ـ آب ـ 2006 . جدول الاعمال سوف يرسل في 23 ـ آب ـ 2006 .
8 ـ موضوعات اخرى
حسب انظمة مجلس أمناء المبرة
اسم السكرتير........................

5 ـ تسجيل محاضر الجلسة


محاضر جلسات المجلس والاجتماع السنوي من مهام المبرة القانونية. تسجيل المحاضر دور هام جدا. واذا لم يكن لديكم محاضر اجتماعات رسمية سابقة، ربما يتطلب منكم حضور دورات بهذا الشأن.

تفهم النقاشات
من المستحيل كتابة محاضر جيدة اذا لم تتفهم ما يجري ويدور. ربما ينبغي لك الجلوس مع الرئيس مسبقا والحديث عن كل فقرة من فقرات جدول الاعمال، وذلك من اجل ان تتمكن من التعرف على اهم الموضوعات وما هو المطلوب عمله من المجلس والقرارات التي يجب اتخاذها، واستلام التقرير وما شابه ذلك.

بعض الاحيان يمكن ان يساورك الشعور بانك لست متأكدا أين تؤدي النقاشات أو ماذا يقول الحاضرون. والحقيقة هي أنك حين لا تفهم، فإن الآخرين لا يفهمون كذلك ايضا. مدون المحاضر باستطاعته أن يسأل الرئيس ليوضح له في اية نقطة.


ما هي كمية الكتابة المطلوبة؟
الوقائع لا تعني تسجيل كل كلمة تقال. المطلوب تدوين التالي:
ـ القرارات التي اتخذت. (وهذا يتضمن أيضا التقرير بتأجيل اتخاذ القرار).
ـ العمل المطلوب اتخاذه، ومن سيقوم به.
ـ الفقرات التي تم التصويت عليها والنص الكامل لتمشية القرارات وتعديلها مع اسماء المقترح والمثني على الاقتراح. ونتائج التصويت.
ـ النقاط الرئيسة التي تم تناولها والتي أدت الى اتخاذ القرار.

ليس من الضروري تسجيل وقائع من قال ماذا( السيد عبيد قال كذا والسيد زيد قال كذا). تذكر ان الامناء بوسعهم العمل مع بعضهم البعض فقط، في حال تم اتخاذ القرار، انه امر يتعلق بجميعهم. في الواقع انك بحاجة للتلخيص، واحد اهم الطرق المفيدة هي ان تقول أن النقاط التالية كانت قد نوقشت.

النقطة المهمة جدا هي أن تجعل من لم يستطع الحضور من الاعضاء أن يفهم المحاضر.

انهاء الوقائع
عندما تكون قد دونت المحاضر( بالسرعة الممكنة، حتى يكون بوسعك تذكر ما كان قد حدث)، فانك بحاجة الى تقديمها الى الرئيس ليفحصها. وربما يجد الرئيس ان بعض النقاط تحتاج لتكون اكثر وضوحا، او ربما تكون انت قد أسأت فهم بعضها. وعلى أي حال، ليس من حق الرئيس أن يدفعك لتضمين شيء لم يطرح او يقال، او ترك شيء هام. يجب عليك الاحتفاظ بالملاحظات التي دونتها خلال الاجتماع حتى يسعك تبرير ما قمت بتدوينه اذا ما وجد أي سؤال.
لا احد آخر يمتلك الحق بتغيير المحاضر. اذا ما تم الاعتراض مع ما كنت قد كتبت او دونت، فبوسع المعترضين قول ذلك في الاجتماع القادم.


6 ـ العمل مع الرئيس والمنسق
للسكرتير دور هام، لكنه ليس بالدور الذي يستطيع ان يلعبه بشكل منفرد. توجد حاجة ماسة لتكوين شراكة عمل جيدة بينك وبين الرئيس الذي يكون مسؤولا عن عمل الهيئة، وبين المنسق، الذي يعرف كثيرا عن يوميات عمل المبرة.
ومن المهم ايضا اتفاقكم انتم الثلاثة على من تقع مسؤولية كل مهمة، وكيف ستكونون على اتصال فيما بينكم. وهذا على الخصوص مهم جدا بما يتعلق بالاجتماع العمومي السنوي، والذي هو عملية تحتاج الى تخطيط دقيق.

ادوار الرئيس
ادوار المنسق

Related Links